CONTRATOS COLABORATIVOS: ¿Cómo conseguir que sean realmente colaborativos?

En todos los ámbitos existe el riesgo que determinados términos y conceptos formen parte de la actualidad, se generalicen, y acaben de alguna manera devaluados. Algo parecido está empezando a pasar en el sector de la construcción cuando el término “Contrato Colaborativo” está tomando fuerza para definir incluso situaciones que no lo son tanto. Quizás por ello, este es un buen momento para aportar una reflexión sobre lo que podríamos considerar de verdad un Contrato Colaborativo, antes de que perdamos de perspectiva el rigor de su valor real y lo que verdaderamente implica llevarlo a cabo.

La construcción es, por definición, un sector muy tradicional que no asume los cambios con la rapidez deseable, aunque internamente esté demandando, casi a gritos, introducir innovación en los procesos y nuevas culturas de gestión más acordes con los tiempos actuales. Sobre todo, en las interrelaciones que se establecen entre todos los agentes y empresas que intervienen en las diferentes fases constructivas, con un objetivo marcado y unas relaciones mucho más complejas de lo que sería deseable.

¿Qué está ocurriendo en el sistema actual? Un breve análisis como punto de partida

Todos los que trabajamos en el sector de la construcción podemos reconocer y visualizar claramente el siguiente escenario:

• El promotor contrata un arquitecto que elabora un proyecto, con el que se inicia el proceso de licitación para la contratación de la constructora. Podríamos afirmar ya con seguridad que el proyecto se entregará al contratista con poca definición e incluso con incoherencias entre plano, mediciones, memoria y pliego. No demos por sentado que la culpa la tiene el arquitecto. Al fin y al cabo, desconoce quién va a construirlo, qué metodologías de construcción se van a utilizar y posiblemente no ha recibido la información correcta por parte del promotor.
• El contratista, por su parte, interpreta el proyecto como puede, lo presupuesta contra reloj y a la baja, a pesar de toda su experiencia asume una situación de incertidumbre con la que se ha comprometido al desconocer gran parte de las variables a las que va a enfrentarse en la fase de construcción.

• Aunque se plantean diferentes criterios, normalmente se selecciona la oferta de menor coste, y en ocasiones, marcando al contratista un precio cerrado; el que conocemos como precio máximo garantizado.

• El contratista seleccionado entrega el proyecto al jefe de obra y lo lanza al ruedo “a defender la obra” para hacer mejoras o precios contradictorios. Y luego están los project manager, la dirección facultativa de obra ….

• No perdamos de vista al promotor, que vivirá el proceso con la incertidumbre de conocer el coste que alcanza el proyecto hasta que finalice, y en una situación constante de riesgo de litigios durante el proceso.

• Las situaciones se tensan en ocasiones al límite. Y se reproduce a su vez, en cadena y con parámetros similares, entre contratistas y subcontratistas.

En fin, un sistema viciado que se repite, en un ambiente de desconfianza generalizada, y que todos conocemos. Según en la parte en la que te encuentres existirán razones y excusas para actuar de una forma u otra, y siempre está la otra parte sobre la que cargar culpas y responsabilidades. Los errores se arrastran de una fase a otra, los cambios se producen a destiempo y la toma de decisiones se realiza sobre la marcha. Y todo ello repercute sobre el producto final incrementando costes, bajando calidad y superando los plazos de entrega.

En el fondo nadie gana y todos pierden en mayor o menor medida, sobre todo si valoramos la oportunidad desperdiciada de poder hacer las cosas de otra manera teniendo en cuenta que existe esa posibilidad. En este punto, y bajo el marco de la filosofía Lean Construction, la implantación de los Contratos Colaborativos, Integrated Project Delivery en inglés, ofrecen una gran oportunidad para innovar con la creación de procesos de trabajo colaborativos que promueven el cambio de cultura de los equipos ante objetivos comunes. Todo ello bajo un nuevo paradigma basado en la transparencia y en compartir riesgos y beneficios.

Tengamos bien claro qué es de verdad un Contrato Colaborativo

Desde la filosofía Lean Construction, el Contrato Colaborativo o Integrated Project Delivery, es un método de enfoque, gestión y ejecución basado en un sistema de colaboración que afecta a personas, sistemas, estructura de negocio y prácticas de trabajo durante todo el ciclo de vida del proyecto. Está basado en los principios de la inteligencia colectiva, la transparencia, el intercambio de información, la definición de un objetivo común y el compromiso de todos los agentes y empresas que forman parte del proyecto. Un paso necesario que puede enfocarnos hacia una nueva manera de gestionar la estructura de negocio y mejorar su producto final.

Podríamos analizar el esquema que debe recoger todo Contrato Colaborativo para que, de verdad, pueda definirse como tal. Empezaremos señalando tres partes fundamentales que deben involucrarse mediante una participación activa:

• La Propiedad; la promotora, líder del contrato colaborativo

• El Equipo de Diseño; estudio de arquitectura o ingeniería

• La Contratista; la constructora y resto de subcontratas.

y tres ideas claves que deben estar presentes;

• Filosofía: entendida como la manera de obrar o proceder y la definición del fin colaborativo que persigue y sobre el que concurren todos los intereses.

• Metodología: la definición de cómo llevarlo a cabo, señalando las herramientas y procesos que van a establecerse en todas sus fases.

• Contrato:el documento final que recoge y establece las reglas del juego, englobando los dos puntos anteriores y que es suscrito, por común acuerdo, entre todas las partes involucradas

Este sería sin duda el esquema general que define el IPD y que nos ayudará a clarificar con rigor si estamos o no ante una situación en la que realmente se ha llevado a cabo un Contrato Colaborativo en el sector de la construcción.

Con este planteamiento nos adelantamos en afirmar, ya de manera rotunda, que en España actualmente trabajamos con versiones light de Contratos Colaborativos. Por decirlo de alguna manera. Nos estamos moviendo desde un sistema tradicional queriendo aproximarnos al IPD puro y duro, pero sin haberlo logrado hasta el momento al 100%. Estamos en el proceso de llevarlo a cabo, pero aún sin alcanzar la meta. Una conclusión que adelantamos al analizar la situación sobre la que hoy estamos trabajando con los contratos colaborativos a partir de las ideas claves expuestas.

El compromiso real ante un objetivo común; la base filosófica del Contrato Colaborativo

Hay que entender de verdad cómo generar la colaboración. Parece fácil en la teoría, pero es un concepto que no está funcionando del todo en la práctica. Todos los agentes que intervienen en el proceso; promotor, técnicos, contratistas y subcontratistas tienen intereses antagónicos y perspectivas muy diferentes sobre tres conceptos fundamentales; coste, calidad y plazo. Bajo esta perspectiva es imposible que exista una cooperación real.

El cambio se genera con la creación de intereses comunes con los que todos trabajan, de manera conjunta y colaborativa, para logarlo. Esto tiene implicaciones claras en costes objetivos, y en el adelanto de la participación de los equipos a etapas más tempranas como la fase de diseño. Pero aún hay algo más; para que de verdad se genere la filosofía colaborativa hay que compartir riesgos y beneficios. Sólo de esta forma se logra el mejor objetivo para todos.

Ahora el promotor hace un estudio de viabilidad y establece el presupuesto a gastar en construcción, estableciendo su Margen de Beneficio. Con el Precio Objetivo claro contrata al arquitecto para elaborar un proyecto básico y también al contratista que esté dispuesto a trabajar de forma colaborativa. Se establece un trabajo en equipo entre contratista y arquitecto para desarrollar el proyecto de forma conjunta, definiendo qué se va a construir y cómo se va a llevar a cabo. Todo está basado en la transparencia y la confianza. El momento crítico deja de estar en la fase de obra y se traslada a la fase de diseño, donde se están tomando las decisiones que afectan al proyecto con toda la información sobre obra y los procesos, con incertidumbres expuestas y solucionadas. Todo ello además en el marco de la filosofía Lean de reducción de desperdício. Se crea entonces un incentivo para la colaboración; todo lo que sean capaces de reducir sobre el Precio Objetivo definido por el promotor, el Margen Objetivo, se reparte entre promotor, equipo de diseño y constructora. Es decir, se comparten los beneficios y los riesgos, y se hace hasta el final de la obra, no únicamente en la fase de diseño para luego pasar a un precio a no exceder. Con ello es muy difícil que existan variaciones en procesos que afecten al coste porque todos están comprometidos en ese objetivo común de lograrlo.

Implantación de metodologías que consiguen que el Contrato Colaborativo fluya

El proceso de redacción de un proyecto bajo la perspectiva colaborativa también cambia. Ya no estamos ante el tradicional esquema “El equipo técnico diseña mientras la Constructora asume y presupuesta”. En un proyecto IPD se hace este proceso al revés; se toma el Precio Objetivo y se divide en paquetes, estableciendo costes fijos para cada fase estructura y cimentación, fachada, interiores, urbanización, etc. y se define muy bien. Aquí se produce otro gran cambio: se diseña hacia ese coste. Ahora arquitectos y constructora piensan sobre el mejor sistema constructivo que se puede llevar a cabo no sólo para lograr el objetivo a costes, sino también pensando el valor que puede añadir al proyecto.

No sólo sirve querer colaborar, también hay que generar un sistema de trabajo en el que intervienen no una, sino muchas metodologías y herramientas que se van incorporando al proceso para que se genere, funcione y se logre esa colaboración.

Y aquí es importante tener el conocimiento y formación sobre Lean Construction o trabajar de la mano de un equipo especializado, con capacidad y experiencia real, para ir incorporando todas y cada una de estas herramientas en el momento adecuado y siempre hacia el mismo objetivo, para que el proceso colaborativo fluya.

Estamos frente a una nueva situación en la que todo comienza a cambiar; los objetivos se cumplen, los costos se controlan, los beneficios existen y se genera mucha colaboración, intercambiando información y experiencia. Y todo ello se percibe tanto en los procesos como en el flujo de trabajo y, por supuesto, en el producto. Por otro lado, la innovación sólo puede surgir como consecuencia de este proceso colaborativo. Cuando se empieza a pensar, a reflexionar, a cuestionarse el cómo y se busca, entre todas las mejores soluciones.

Es un proceso de trabajo extraordinariamente complicado y sensible sobre el que hay que estar alerta porque en cualquier momento puede generarse un problema y, de forma natural, todos regresan de nuevo a su zona de confort y a un entorno de desconfianza.

La fórmula contractual del Método Colaborativo

El contrato debe recoger todo lo anterior; el acuerdo real de interés en trabajar de forma colaborativa, el compromiso de transparencia, el acuerdo en compartir riesgos y beneficios y, como acabamos de comentar, las metodologías que van a llevarse a cabo.

Y aquí llegamos a lo más complicado, y posiblemente al punto crítico difícil de resolver porque, aunque exista acuerdo e intencionalidad entre las partes, tiene que producirse un cambio cultural enorme para que el marco legal asuma este contrato sin el riesgo de volver a poner sobre la mesa el “precio máximo garantizado” tradicional y, con ello, hacer saltar por los aires todo el camino recorrido hasta este momento.

Y lo sabemos porque en varios proyectos, donde estamos desarrollando IPD con el apoyo total de la Propiedad, hemos tenido experiencias similares. Cuando parece que lo más difícil ya se ha superado, y todo fluye de manera increíble generando el compromiso y trabajo colaborativo entre todas las partes, interviene el equipo jurídico en la parte contractual, rescatando el precio máximo garantizado, y los precios vuelven a elevarse, se fractura la compartición de riesgos y beneficios y, por lo tanto, la relación colaborativa.

El promotor hoy se siente más protegido por marcar el precio máximo garantizado, pero también es verdad que pocas veces se ha cumplido porque siempre existen, y debe enfrentarse, a los precios contradictorios. Es necesario entonces dar ese paso. El único precio máximo posible es de verdad el que se logrará a través de este proceso colaborativo.

Una última reflexión basada desde la experiencia de ir avanzando hacia la implantación de IPD

Tras este análisis podríamos visualizar y entender claramente el punto en el que nos encontramos de madurez en la implantación de lntegrated Project Delivery en España.

Hoy con esa implantación de contratos IPD, en esa versión que denominamos light, empezamos a movernos con pequeños pasos desde ese escenario tradicional, basado en intereses antagónicos con procesos tradicionales que dificultan el cambio a la transparencia. Está claro que estamos avanzando en una escala de grises porque esa intención colaborativa existe y cada vez hay más empresas que empiezan a plantearse los contratos colaborativos como una opción. Pero tampoco estamos en una situación perfecta en la que se aplique de verdad el IPD. Es más, podemos afirmar, sin miedo a equivocarnos, que actualmente en España la gran mayoría no son 100 % contratos colaborativos porque lo que se ha hecho hasta ahora cambian las reglas de juego cuándo se llega a la fase de construcción, marcado por un precio máximo garantizado o bien una fase posterior de “open book”. Pero ninguno es un IPD completo.

Quizás el proyecto más emblemático en este camino de implantación de Contrato Colaborativo en España lo planteó INTU en el 2017. https://www.europapress.es/andalucia/malaga-00356/noticia-sando-participa-mayor-proyecto-espana-lean-construction-concepto-japones-construccion-ajustada-20191125122715.html

Una iniciativa innovadora en nuestro país que removió el sector y planteó un hito frente a los procesos tradicionales de planificación y trabajo en un proyecto constructivo. Y lo conocemos bien. La propiedad confió en nosotros para llevar a cabo la implementación de Lean Construction a través de la metodología IPD, con el objetivo de aplicar el modelo de contrato colaborativo en la fase de proyecto del desarrollo urbanístico INTU Costa del Sol. Por primera vez en un proyecto de esa envergadura se sentaron juntos en una mesa, bajo una metodología de trabajo colaborativa, todos los agentes que intervenían en el proceso; promotora, estudios de ingeniería y arquitectura, y constructora con un objetivo claro; compartir conocimiento y experiencia en la fase de diseño del proyecto, para lograr con éxito los objetivos marcados. Fue una gran oportunidad para Think Productivity liderar esta iniciativa en España y abrir la puerta a la participación de muchos consultores en el proceso al introducir la filosofía Lean Construction como requisito básico de aplicación y criterios de selección más allá de costes.

No fue gratuita esa imposición en el conocimiento de la filosofía Lean Construction; creemos firmemente que estas metodologías implementadas por expertos pueden ayudar y acelerar ese cambio en el proceso para llegar al IPD que es el método totalmente colaborativo.