En posts anteriores hemos descrito los diferentes niveles de Last Planner System (LPS) , un sistema muy utilizado por Lean Construction para la planificación. Para continuar, en este post vamos a profundizar en el segundo nivel de planificación, que recordemos que es un filtro o un zoom a seis semanas vista en la que se ofrece información más detallada y definida que en la planificación general del proyecto.

Lo que se realiza en este segundo nivel, fundamentalmente, es administrar el flujo. El objetivo es conseguir que las actividades que generan transformación se puedan realizar una tras otras, que no queden paralizadas por aquellas actividades que generan flujo. Y para conseguirlo lo que haremos es detectar y estudiar las restricciones.

En THiNK analizamos cada una de las actividades que se realizarán en el zoom de seis semanas, tanto las tareas críticas como las que tienen holgura. En el análisis, se detectan las restricciones, y para ello realizamos una reunión la semana anterior a la del comienzo de este segundo nivel. En esta  reunión preguntamos a los subcontratistas si detectan alguna restricción para cada actividad correspondiente, es decir, si hay algo que les va a impedir realizar, empezar o continuar la actividad esta semana de acuerdo a lo que vamos observando.

Preguntamos si les falta algo como por ejemplo algún diseño o detalle constructivo del proyecto, saber exactamente a qué altura van los enchufes, saber cuáles eran las dimensiones de los conductores y la altura exacta a la que van posicionados y acondicionados.

Es importante que tengan clara toda la información y si es así, vamos a poder continuar con este trabajo, vamos a poder hacer que estas actividades que son las que generan transformación se realicen. Pero en ocasiones esto no es así, la información no está totalmente clara y los subcontratistas tienen algunas necesidades que impiden realizar las actividades de transformación. Así, vamos localizando lo que conocemos como restricciones.

Por tanto, lo primero es tratar de averiguar cuáles son para después definir quien la ha de liberar, en qué momento se ha de liberar o cuando lo voy a necesitar.

Todo ello lo hacemos a través de la planilla de restricciones, en la que se muestran perfectamente diferenciadas aquellas restricciones que ya se han liberado y aquellas que aún están abiertas y que se han que de liberar.

La planilla de restricciones debe contener la actividad que está en riesgo, la identificación de la restricción, la fecha en la que se ha identificado la restricción, información de la restricción, los requerimientos de las personas subcontratistas (son los que solicitan liberar restricciones), el responsable de liberar la restricción, la fecha en la que necesito que se libere, la fecha en la que el responsable promete que la liberará, los días que queda abierta y si la restricción está liberada o cerrada. Además, en THiNK introducimos el email mediante el cual directamente envía un correo informando que debes liberar la restricción.

Aquellas actividades que se muestran en la planilla de restricciones y que afectan directamente a esa planificación de seis semanas vista pero que ya están liberadas, se pueden ejecutar porque ya no hay nada que nos impida realizarlas.

Este método es de gran utilidad puesto que como podemos observar lo que conseguimos es que haya un flujo continuo dentro de nuestros proyectos y de su ejecución.

En THiNK, trabajamos desde una intranet, como se puede observar en el vídeo, a la que tienen acceso no solo cada uno de nuestros clientes sino también todos los subcontratistas y personas que forman parte del proyecto. Todos ellos pueden acceder a la intranet y ver cómo se encuentra el avance del proyecto semana a semana, los días de retraso, el PPC (porcentaje de plan completado o porcentaje de promesas cumplidas),  y el porcentaje de implementación de LPS. También pueden obtener información mediante gráficos y vídeos 4D realizados por THiNK mediante metodología BIM (Building Information Modeling) y que se incluyen en la intranet.

Uno de los gráficos representa semanalmente las restricciones abiertas y las cerradas y nos ofrece información visual muy relevante ya que cuantas más restricciones se detecten, más se conseguirán liberar y por tanto el proyecto tendrá más flujo.

Todos los indicadores que nos ofrece esta intranet ayudan a alcanzar uno de los objetivos más importantes de LPS, aprender de la propia experiencia.