¿Estás en modo Teletrabajo conviviendo con niños en casa? Las medidas excepcionales para frenar el Covid -19 han roto en mil pedazos nuestra rutina. Y por si fuera poco, trabajar desde casa con niños, compartiendo espacios y compatibilizando responsabilidades profesionales y familiares, es en muchas ocasiones un verdadero problema. La gran pregunta es cómo organizarnos ante esta situación. Respira, aquí también las herramientas Lean pueden ayudarte a que todo vaya mejor e incluso a alcanzar el éxito.

Desde Think- Productivity, te apoyamos también en estos días de #quedateencasa con una herramienta efectiva, de fácil aplicación y muy útil que te ayudará a solucionar el presente y ver el futuro de forma más optimista. Además, si decides ponerla en práctica, tú y tu familia, habréis dado un paso importante para integrar la filosofía Lean en vuestro entorno.

¿QUÉ ES KANBAN?  

Kanban es una herramienta Lean que aporta un método para gestionar el trabajo. A priori se visualiza como un simple tablero con notas de papel pegadas. Pero es mucho más. Los trabajadores de Toyota la utilizaron por primera vez en 1940 para crear un proceso de trabajo transparente y reducir el desperdicio de producción.

La palabra Kanban viene del japonés y traducida literalmente quiere decir tarjeta con signos o señal visual. Estas tarjetas se organizan en un tablero, para mapear y visualizar el flujo de trabajo, dividido en columnas y filas. En su versión más básica el tablero kanban está compuesto por tres columnas: “PARA HACER”, “EN PROCESO” y “HECHO”. Puede incorporar, además, una columna con el listado de tareas a hacer en general o “BACKLOG”

Cada tarea que queramos gestionar o monitorizar, corresponderá a una tarjeta kanban y se coloca, inicialmente, en el apartado de “BACKLOG”. Las tareas que queramos que se hagan en el tiempo que queremos controlar, por ejemplo trabajos diarios, semanales, por proyecto, etc., se pasará a programar en la columna de “PARA HACER”. Cuando la tarea se inicia se mueve la tarjeta a la columna “EN PROCESO”. Es lógico pensar que sólo cuando esta tarea esté totalmente realizada se moverá a la columna “HECHO”.

De esta forma, podremos controlar el trabajo que tenemos que hacer en determinado tiempo o proyecto, cuándo se está trabajando en sus tareas y cuándo se terminan. Fácil ¿no?

Esta es la versión súper básica. A partir de aquí, puedes reorganizar el tablero como quieras, añadiendo filas o columnas con pasos intermedios del trabajo en curso, como validaciones, revisiones, o los diferentes pasos del proceso que se esté monitorizando. También puedes añadir más información a las tarjetas kanban. Aquí te proponemos algunas sugerencias; 

• Categorizar las tareas por colores, formas o con pegatinas
• Indicar la persona responsable de la tarea por colores, formas o con pegatinas
• Indicar la fecha de inclusión en el “para hacer” y la fecha límite cuando ha de estar acabada

Lo importante es que el trabajo en curso, sea fácilmente visible y comprensible por el equipo. Y el equipo, en este caso, es tu familia. ¿Vamos a ello? 

PREPARA UN TABLERO KANBAN CON LOS NIÑOS

Va a ser divertido y forma parte de éste proceso colaborativo tan Lean. Lo importante de esta actividad, al igual que cuando lo implementamos en empresas, es que los niños participen de su creación, sirva para su objetivo y sea útil para todas las partes. Ya te adelantamos que no importa la edad que tengan tus hijos, incluso si no los tienes funciona también con la persona con la que convivas, también para grupos e incluso si sólo estas tú. No hay excusas.

¿QUÉ NECESITAMOS?

La inversión es mínima…, unos post-it, cintas para marcar el tablero, un rotulador y una pared o papel donde hacerlo. ¡Y ganas de pasar un rato en familia!

POR DÓNDE EMPEZAR

Sentaros juntos, pensar y listar cuales son las tareas que hay que hacer diariamente. Lo mejor es establecer varias categorías de trabajos. Nosotros, en éste caso, y tras negociarlo con Candela, nuestra colaboradora en la realización de este post, hemos elegido cuatro; ocio, colegio, deporte y ayuda en casa e higiene. Además, identificamos cada categoría con un color diferente. 

CREAR EL TABLERO KANBAN

Teniendo claro, qué y cómo lo queremos organizar, hay que crear el tablero kanban. Puedes hacerlo directamente en una pared o sobre un papel que luego colocarás donde resulte más visible para todos. Las columnas y filas del tablero, las marcamos con cinta de pintor o alguna otra con color. Puedes marcarlas también con rotuladores, lápices de colores, trozos de tela… 

En este caso hemos acordado poner dos columnas principales; una para el BACKLOG y otra para las TAREAS DIARIAS. Esta última la hemos dividido en tres; “PARA HACER” , “HACIENDO” y “HECHO”. Además hemos subdividido las columnas de tareas en tres tiempos; “Hasta la hora de comer”, “Hasta la hora de la cena” y “Después de la cena”. Además acordamos que cada día, aprovecharíamos el momento del desayuno, para organizar todo lo que Candela haría durante el día.

CREAR LAS TARJETAS KANBAN

Utilizando los colores definidos para cada categoría, hay que comenzar a crear las diferentes tareas o actividades a hacer, en las tarjetas kanban para colocarlas en el BACKLOG.

A FUNCIONAR CON ÉL

Colocamos el tablero kanban en la pared y comenzamos a organizar el tiempo ubicando las tarjetas de las actividades seleccionadas en la columna “PARA HACER”. De este modo, cada vez que Candela inicia una actividad coloca la tarjeta correspondiente en la columna “HACIENDO” y cuando la termina…, ¡actividad completada!!, la mueve a la columna “HECHO”.

Cada día, replanificamos lo que queremos hacer y si se nos ocurre alguna actividad nueva durante la semana, para hacer el fin de semana u otro día, lo llevamos al BACKLOG, para que no se nos olvide programarla.

Cualquier mejora que se os ocurra mientras trabajáis con él…, ¡bienvenida!, como por ejemplo, poner un título más bonito al tablero….

Y BIEN, ¿QUÉ HEMOS CONSEGUIDO CON TODO ESTO?

A priori se nos ocurre pensar que la convivencia, en casa, funcionará mejor, compartiendo y logrando tiempo para todo (y todos) . Si esto ya te parece más que suficiente, déjanos que te descubramos algunos beneficios más que estás obteniendo al aplicar esta herramienta Lean, convencidos de que los intuyes: 

• Organización de los tiempos de trabajo, de actividades familiares y de ocio que todos juntos disfrutaréis más y mejor.
• Equilibrio de las categorías, para que los retos sean alcanzables y organizarse no sea aburrido. 
• Creación de una rutina, en las que todos los miembros de la familia escogen/negocian, asumen  y programan lo que deben hacer en cada momento. 
• Responsabilidad en el uso del tiempo !los niños disfrutan también al alcanzar con éxito sus objetivos! 
• Ayudas y Colaboración en el reparto de tareas creando equipo.
• Priorizar los intereses y las necesidades, utilizando así el tiempo de forma eficaz. 
• Transparencia en base a que sabemos y compartimos el tiempo real que consumimos en realizar cualquier actividad  y el logro de objetivos.
• Innovar, también, en la organización familiar.

¿Nos ponemos manos a la obra a implementar Lean también en casa? Nos encantará que nos envíes tus comentarios, fotos y experiencia a info@think-productivity.com

!Y no te olvides de compartir ésta información si te ha parecido interesante!

Por Mª Jesús Lledó Pardo COO de THiNK productivity y cómo no, por ¡CANDELA!