RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS EN LA CONSTRUCCIÓN
Informe A3
En el transcurso de cada una de las fases de construcción (planificación-diseño-construcción-explotación y mantenimiento) que tienen lugar durante el extenso ciclo de vida de edificaciones e infraestructuras, surgen un gran número de diversos problemas. En este post vamos a hablaros sobre un método para la resolución de estos problemas.
La herramienta principal que emplea Lean Construction para la resolución de problemas es el Informe A3, el instrumento de gestión clave que surge en el sistema de producción de Toyota TPS. Uno de los principios básicos de este sistema, también denominado “Toyota Way” y fundamentado en el Ciclo de Deming (PDCA), es solucionar continuamente problemas de raíz generando un aprendizaje organizativo. Para ello se emplea el informe A3 no sólo en la toma de decisiones sino también en el proceso de resolución de problemas.
El informe recibe el nombre A3 porque la información aportada se recoge en una hoja de este tamaño y su uso permite desarrollar e implantar dentro de la organización la cultura y filosofía de mejora continua Lean Construction.
La estructura que presenta un informe A3 es simple: Se trata de un modelo estándar que se distribuye en una serie de apartados. Su lectura debe realizarse de arriba a abajo, primero la columna de la izquierda y después la de la derecha. El informe A3 comienza con un profundo conocimiento de la situación actual y termina con el seguimiento de la implantación de las soluciones seleccionadas.
El informe se divide en varios cuadros que deben rellenarse en un orden concreto trabajando sobre cada uno de ellos.
- Definición del problema.
Se hará una definición clara y concisa del problema.
Utilizar en la medida de lo posible datos cuantitativos y detallar lo necesario para hacer que el problema sea comprensible.
- Situación Actual.
En este punto se debe describir el proceso en el que surge el problema tomando datos reales.
Para el mejor entendimiento es aconsejable utilizar esquemas y diagramas. Lean Construction emplea una técnica llamada VSM (Value Stream Mapping), mediante la cual se realiza un estudio y se mapean los procesos de construcción.
Se deben utilizar en la medida de lo posible datos cuantitativos y es muy importante resaltar el problema dentro del proceso.
- El análisis de las causas.
En este apartado, se realiza un análisis detallado del problema y sus causas para identificar la causa raíz. Para ello se emplea principalmente la técnica de los 5 porqués, en la que simplemente nos preguntamos 5 veces por qué ocurre el problema que planteamos en cada contestación. También pueden utilizarse otros métodos como el diagrama de Ishikawa también conocido como diagrama de espina de pescado, el cual explicamos en otro post de este blog.
Lo que se genera con esto es un diagrama causa efecto asociado al análisis.
- Objetivos
Llegados a este punto, debemos establecer los objetivos concretos de mejora que deberán estar alineados con la estrategia del proyecto y todos sus intervinientes. Pudiendo ser objetivos de coste, de calidad, de tiempo etc. Además, se debe intentar que estos datos sean lo más cuantitativos posible.
- Propuestas de mejora
De acuerdo a los objetivos citados en el apartado anterior, en este apartado se deben describir las propuestas de mejora que se llevarían a cabo para cumplir con esos objetivos.
- El plan de acción o implementación.
El contenido de este apartado se basa en desarrollar las propuestas de mejora detalladas anteriormente para alcanzar los objetivos, determinando responsables, que se espera obtener con cada medida y la fecha prevista de inicio y fin.
Además, se debe determinar los indicadores de evaluación de la implementación de las mejoras.
- Seguimiento y resultados.
El informe debe servir para poder ver en todo momento en qué situación están las acciones definidas, pero además muestra de forma clara qué se pretende conseguir con esas acciones.
En el plan de seguimiento se deben dar instrucciones para la medición de los resultados de la ejecución y la documentación de estos. Además si los resultados obtenidos difieren de los esperados se debe investigar por qué y aplicar contramedidas que permitan obtener los resultados previstos.
A continuación, disponen de 3 imágenes en relación a un informe a3 tipo. La primera un informe a3 en blanco, la segunda un informe a3 con indicaciones sobre que debería llevar cada apartado, y la tercera un informe a3 de ejemplo. Haga clic para visualizar en grande las imágenes.
INFORME A3 EN BLANCO
INFORME A3 INDICACIONES
INFORME A3 EJEMPLO
Ahora que ya conocemos este método para la solución de problemas en la construcción que nos ofrece la filosofía Lean Construction, creo que a todos se nos plantea una nueva duda: ¿Todos los problemas que surgen en la construcción requieren el desarrollo de un Informe A3?
Es evidente, que no siempre es necesario, pero este informe ayuda a tener en un simple vistazo todo el desarrollo de la mejora de un proceso o solución de un problema. Sucede que en muchos de los problemas la causa raíz es demasiado evidente y se necesita una única herramienta para implementar una solución. En este caso no sería del todo necesario el desarrollar un Informe A3.
Es cierto que muchos de los problemas que surgen en la construcción son de este tipo, de causas evidentes y sencillas de corregir aplicando la lógica, es por eso que Lean Construction emplea herramientas como Last Planner System, Value Stream Mapping y 5S para la resolución de algunos problemas. Estas metodologías ofrecen no sólo una solución, sino que además son técnicas para profesionalizar la aplicación de la lógica y el sentido común.
En el caso que los problemas que se presenten sean algo más complejos, desde THiNK aconsejamos la realización del Informe A3 para asegurar que se analizan convenientemente, identificando sus causas raíces y planteando consensuadamente las soluciones para que de esta manera se genere un mayor impacto desde la perspectiva de crear valor añadido al cliente.
Si os interesa saber más acerca de Last Planner System, la metodología 5S o Value Stream Mapping, podéis visitar en nuestro blog los post dedicados a estas técnicas Lean Construction o bien nuestras páginas de servicios.
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